Le système de gestion de documents en entreprise
Le monde des affaires est en constante évolution et les exigences évoluent avec le temps d’où la nécessité de se tourner vers des programmes informatiques parmi les systèmes de gestion de documents. Cette technologie révolutionnaire a transformé la manière dont les entreprises organisent, stockent et exploitent leurs ressources informationnelles.
Quels sont les effets d’une mauvaise gestion des documents ?
Les impacts sont nombreux pour les entreprises qui gèrent mal leurs documents. Les collaborateurs perdront entre autres du temps lorsqu’ils recherchent des fichiers d’où les répercussions sur la productivité. Cela entraînera aussi des retards dans les opérations telles que la livraison ou la gestion des retours. Dans la pire des cas, les fichiers peuvent être supprimés accidentellement ou perdus en raison d’un manque de suivi des versions et de sauvegardes adéquates.
Lorsque les documents ne sont pas correctement organisés, les confusions et les erreurs deviennent fréquentes. Les employés accèdent alors à des versions obsolètes de documents, nuisant à la prise de décision et à la qualité du travail. Il faudrait aussi évoquer les coûts inutiles, notamment ceux liés à l’impression excessive de documents en papier, à la duplication inutile, aux litiges juridiques dus à la non-conformité ou à la perte de contrats.
Il existe même des industries où les effets d’une mauvaise gestion des documents entraînent des problèmes de conformité. L’entreprise est donc obligée de payer des amendes. En outre, les documents confidentiels risquent de fuiter.
Quels sont les avantages d’un GED ?
L’un des avantages à l’intronisation d’un GED (gestion électronique de documents) est la normalisation des processus. Il s’agit d’une étape essentielle pour améliorer l’efficacité et la cohérence des opérations au sein d’une organisation.
La normalisation implique la définition, la documentation et la mise en œuvre de processus standardisés et cohérents pour gérer les documents et les informations. Dans cette optique, son utilisation permettra à l’entreprise de se conformer à la norme ISO 9001. La centralisation des données améliore aussi le travail des services fiscaux, car les contrôleurs trouveront facilement les documents financiers dans un même endroit.
L’adoption d’un logiciel de gestion documentaire joue un rôle crucial dans l’amélioration de la productivité tout en renforçant la sécurité des opérations. En effet, les collaborateurs seront en mesure d’accéder rapidement et efficacement aux documents et aux informations nécessaires. Ils pourront aussi rechercher, récupérer et partager des documents en quelques clics.
Les workflows peuvent encore être paramétrés à travers l’outil pour automatiser certains processus. Par ailleurs, la sécurité est améliorée puisque l’administrateur peut gérer les droits d’accès sur l’outil en version Cloud ou Saas.
Comment utiliser un GED ?
L’utilisation d’un système de gestion électronique de documents (GED) varie en fonction du logiciel que vous utilisez et des besoins de votre organisation. C’est pourquoi il est indispensable de former les collaborateurs à maîtriser ses fonctionnalités et les options de configuration.
Pour se servir d’un GED, numérisez vos documents papier au préalable. Une fois cette étape accomplie, les fichiers seront importés à l’intérieur de la base de données de l’outil. Notez qu’un GEIDE (Gestion Électronique de l’Information ou de Documents Existants) prend en main divers supports. L’instrument pourra ensuite classer et archiver les documents. Lors de ces deux opérations, l’outil effectuera une indexation en se basant sur des mots-clés ou la nature du document.
Dès la finalisation de l’indexation, vous pouvez désormais réaliser des recherches et obtenir les documents en quelques clics. Vous avez aussi la possibilité de modifier le document. Assurez-vous tout simplement d’utiliser la version la plus récente lorsque vous travaillez sur un document.
Le GED offre des avantages variés en termes d’efficacité opérationnelle, de productivité, de sécurité des données et de conformité réglementaire.