La gestion des dépenses professionnelles a été pendant longtemps un casse-tête pour les chefs d’entreprise. Effectivement, la plupart des employeurs laissent les commerciaux s’acquitter de ces charges. Ces derniers doivent ensuite remettre des justificatifs pour que le dirigeant les rembourse. Néanmoins, ce procédé n’est pas toujours conseillé. Aujourd’hui, de plus en plus d’entrepreneurs décident d’utiliser des cartes bancaires Corporate.

Les points à comprendre sur la prise en charge de dépenses professionnelles

La maîtrise des dépenses professionnelles, et donc des notes de frais sont l’un des atouts permettant à une entreprise d’évoluer rapidement. Effectivement, les montants dépensés constituent des investissements pour générer un chiffre d’affaires intéressant. Néanmoins, tous les employeurs ne s’acquittent pas toujours de ces charges. Dans certaines sociétés, les commerciaux payent eux-mêmes leurs frais de déplacement et d’hébergement dans le cadre d’un voyage d’affaires. C’est seulement après la mission qu’ils doivent remettre des justificatifs afin que les employeurs les remboursent. Le salarié devra généralement attendre quelques semaines pour la validation des notes de frais et pour recevoir le remboursement. Ce système n’est pas très apprécié par les employés.

Aujourd’hui, il est préférable de confier une carte de payement aux responsables de vente. Grâce à cela, on parvient à motiver les collaborateurs. Bien entendu, certaines règles doivent être fixées.

Ce qu’il faut savoir sur le remboursement des notes de frais

Le créancier des notes des frais pourra s’acquitter de sa dette de deux manières, soit un remboursement aux réels ou bien une allocation forfaitaire. Que ce soit pour l’une ou pour l’autre, il est possible de recourir à la carte.

Pour la première option, le règlement se fera ainsi a posteriori. Il faut souligner que ce genre d’opération, n’étant pas une base taxable de la cotisation sociale, ne sera pas pris en compte par l’URSSAF. Il s’agit du mode de remboursement le plus employé en entreprise. Mais, comme évoqué plus haut, il ne permet pas toujours de motiver le personnel.

L’allocation forfaitaire consiste à mettre à disposition une somme donnée à un responsable au début de chaque mois. Le bénéficiaire ne peut utiliser ces fonds que pour s’acquitter des frais personnels. Pour un meilleur contrôle des dépenses, l’usage d’une carte corporate est devenu une pratique courante. Les chefs d’entreprise peuvent ainsi fixer une limite à ne pas dépasser. De plus, il est possible d’approvisionner rapidement le compte en cas de besoin.

Les cartes de payement sont liées à un système informatisé. Le dirigeant pourra surveiller les transactions effectuées grâce à un tableau de bord unique.